品質マニュアルや環境マニュアルを徹底的にスリム化して収益改善に努めましょう。

警告!読むまで取るなISO
  アイソ・ラボ株式会社  
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 ISOを取って悩んでいませんか?       


あるお客様を訪問したときのことです。
私(ヒラカワ)
ISO9001をとられて5年ほどになられると伺っていますが、仕事の役に立っていますか?

お客様
恥ずかしいのですが、うちの会社では、ISO9001は全く仕事の役に立っていません。
マニュアル通りに仕事をしたら、余計な手間が掛かるし、
これじゃ仕事にならないといって、だれもマニュアル通りには仕事をしていません。

第1にマニュアルが分厚くて読む気もしません。
ISOを元請けが発注条件にしているので仕方なく続けています。
だから審査前は大変です。
作っていない記録を手分けして作ったり、ハンコを確認して、
ハンコがないものはハンコをもらいにいったりしています。
部長はこれを使えってハンコをくれました。
何でISOはそんなことをしないといけないんですか?
前のISO責任者が退社して、いきなり責任者に押し上げられて本当に困っています。
何とかしたいと思ってヒラカワさんに来てもらったのです。

私(ヒラカワ)
そうですか、よく言って下さいました。
お話を伺って何が問題か見えるような気がします。
まずマニュアル見せて下さい。(この時、厚さが5センチもあるものがでてきました)
私がお薦めしているものはこれです。(このとき私が作ったマニュアルをお見せしました)
超コンパクトISOと呼んでいます。これで32ページです。(厚さ約2ミリです)

マニュアルが分厚いと、憶えられない。読むべき人が読まない。
どこに何が書いてあるかよく分からない、全体像が見えないといった問題があります。
改訂するにも、配付するにも時間が掛かります。

ところで、ここには、こんなことが書いてありますが、これってやってるんですか?

やってません。

そうでしょうね。普通こんなことはやりませんよね。
それならやっていることをマニュアルに書いたらどうですか?
そうしないから多くの時間を取られて仕事に支障が出るのです。
今すぐマニュアルを修正して、気楽なISOにかえられたらどうでしょう。

お客様
でも実際にどうやってマニュアルを修正すれば良いかわかりません。
人もいないし、時間もない。困った……。

私(ヒラカワ)
それなら取って置きの方法があります……。


こんな話が2時間も続きました。
結局、このお客様に訪問してスリム化することになりました。


こんな電話やメールを頂いたのは上の1社だけではありません。
ISO14001でも同じようなことが発生しています。

よその会社のマニュアルをもらってきて、部分修正して認証取得したが、
マニュアル通りに運用できていない。
審査員に「次回もこんな状況なら取り消し」と言われて悩んでいる会社もありました。

ある電気工事会社では、マニュアル作成をコンサルタントまかせにしました。
その結果、出来たマニュアルは異業種の用語が入ったものでした。
書いてあることが分からないし、やれないことまで書いてある、
おまけに5センチ以上もある。これを何とかしたいと言う会社もありました。

ISO9001取得後8年もたつのに社内に全く浸透していないとおっしゃる会社もありました。

ある会社では、工事から帰るたびに12枚もの記録を作成しているそうです。
どう考えても間違っているとしか思えません。

今お読みのあなたに質問です。
1)御社のマニュアルは、どの程度の厚さですか?
  まさか、1センチを超えてないでしょうね。超えているようならご用心です。
  1センチを超えているのなら、すぐさまスリム化が必要です。
  ここで言っているマニュアルとは、品質マニュアルと規定や手順書を合わせたものです。

2)御社のマニュアルは、御社の業務実態にあっていますか?
  まさか、審査前に作っていない記録を作るなんてことはないでしょうね。
  実態にあっていないマニュアルは悲劇の始まりです。
  靴は、足に合うものを買いますね。
  自分達に合うマニュアルに作り替えないと大変です。

3)あなたの会社のマニュアルには文書管理規定はありませんか?
  文書管理番号や文書管理台帳はありませんか?
  ちょっとの工夫で、それらは要らなくなります。

4)取得後3年以上経っていませんか?
  3年間の中で業務環境は変化していませんか?
  例えば社内LANが構築されたのであれば文書管理の方法をかえると
  文書管理ははるかにやりやすくなります。
  業務環境の変化にあわせて改訂していますか?


もし1つでも当てはまるものがあれば、マニュアルに問題があります。
問題があるマニュアルでは、無駄や無理が生じてコスト高になります。
マニュアルが分厚いと、
 改訂するのに時間がかかる。
 改訂後のチェックに時間がかかる。
 読むのに時間がかかる。
 なにが書いてあるか分からない。
 誰も読もうとしない。
 社内に浸透しない。

分厚いマニュアルはマイナスを生じるだけで良いことは全くありません。
いますぐスリム化に取り組まれることをお薦めします。

マニュアルが業務実態にあっていない場合は、
実態に合うマニュアルに修正されたら良いのです。
そうしないと審査前になって記録を作ったり、ハンコを確認したり
そんなことを残業しながらやることになります。

そんなことを続けても何もプラスになりません。

スリム化を実行したいが……、
 修正する時間が取れない。
 どうやればよいか分からない。 
 何度もやってみたが、もう自分の手にはおえない。
 手間をかけられる人も時間もない。
こういう状況でも、スリム化はできます。

最近は、スリム化をお安く提供するためスリム化代行も行っています。


スリム化に成功した会社を紹介します。
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株式会社 阪南コーポレーション様
ホームページ → http://www.hannan-corp.com/
スリム化したら、こんなに薄くなりました。
上に乗っているのがスリム化後(30ページ)
下のが以前のマニュアルです。(329ページ)

内容もず〜と、やさしくなりました。  

1999年にISO9001を取得されて役に立たないまま8年が経ったと伺いました。
品質マニュアルを見せて頂くと難しそうなことがいっぱい書いてありました。
しかも分厚いマニュアルでした。これが原因で皆さん見向きもされなかったようです。
役に立たないまま審査機関に奉公するのも無駄なこと、
何とか活かせるものにしたいとの強い意志でスリム化を決断されたと伺いました。
更新審査が終わり池澤様からメールを頂きましたので紹介します。

平川先生 ご無沙汰いたしております。

先週8月28と29日にISOの更新監査がありました。
オープニングの前に顔馴染みの主任審査員より「マニュアル替えられたのですね?」
と聞かれ、アイソ・ラボ様とコンパクトISOを紹介しておきました。

この4月より新マニュアルを使用しておりますが、各部署共に先生との
マニュアル変更作業の過程で理解が進んでおり、自信をもって活動しています。
よって今回は審査の前日でも特別な準備もなく業務の一環として
審査を受けることができました。

審査の終わりにあたりレビュー・サマワリーミーティングにおいて、
いつもは「次回はワンランク上の活動を期待します」とお聞きし、
当方は「とにかく無事に終わった」のすれ違いでした。

しかし今回は、「昨年より大きく進歩しているので、正直驚いております。
特筆すべき活動として2件挙げるのも異例ですが」 と言われ

1、方針展開はきちんとPDCAを回して効果をあげていた。

2、品質マニュアルは革新的に変更されており、分かり易く
  職員が関心をもてる内容になっていた。

との所見を頂きました。
そして、管理の度合いについて5段階の4と査定して頂き、
4はかなり高い数値ですよと念押しされました。

審査終了後に、「平川先生のご指導のお陰」 との声も聞かれ、
「まずは マニュアルをわかりやすく」 の我々の方針
も正しかったのかなと意を強くしています。

文末になりましたが、平川先生の昨年からのご指導に感謝いたしますと共に、
益々のご活躍をお祈り申し上げます。


こんなメールを頂くと疲れが吹っ飛びます。
皆さんの強い意志と熱心に取り組まれた成果がはっきり出て良かったですね。
本当におめでとうございます。(平成20年9月3日ヒラカワ)



佐賀市内にある株式会社中野建設様
 の場合 http://www.nakanet.co.jp/


中野建設様は佐賀市内にある従業員数160名の佐賀ではトップ3に入る建設会社です。
ここ数年の不況のあおりで、受注も利益も低迷している中で、経営改革に取り組んでおられ、
その一環としてISO経費削減と社員の活動負担軽減に取り組んでいるとのことでした。
ISO経費削減については、審査機関を移転することで解決済みでした。
社員の負担軽減については、マネジメントシステムのスリム化を図ることで
解決したいとの意向でした。
この会社は、品質と環境の統合マネジメントシステムでした。
スリム化後、山崎部長から感想を頂きましたので紹介します。
  
1.アイソ・ラボとの出会い
スリム化するにあたり、参考資料を入手しようと、インターネットで検索して、
色んな情報を手に入れた中で、アイソ・ラボの「取る前に読む本 ISO9001編」が
目にとまりました。

やや派手な色使いとページ数が少ないマニュアルを強調しており
当初は「例のイカサマのやつだな」なんて思いながらも、一応中身を見ていくと、
「イカサマとは違うみたいだな」に変わり、価格がお手ごろだったこともあり、
「取る前に読む本 ISO14001編」と合わせて購入してみました。

送られてきた本を読んでみると、納得させられることや理解・改善に役立つことが
随所に書かれており、アイソ・ラボに電話し「平川氏と会って直接お話したい」と
申し入れ、快諾してもらいました。
打合せ当日に平川氏と会話を進めていく中で「これは本物だな。私の希望にピッタシ」
と確信しスリム化支援を依頼しました。

2.マネジメントシステムのスリム化への取り組み
当社システムに対するスリム化支援の主な内容は、
@「これとこれは、できればやめたい、もっと軽くしたい」、
  「こんな風に改訂したいが問題ないか?」といった当社側の
  負担削減案に対する指導や助言、

A当社システムを一通りチェックした上で、
 「ここまでしなくても良い箇所」や「こんなやり方に変えてみたら」など、
  [無駄な活動]に対する平川氏側からの削減案の提案です。

特に次のようなポイントでスリム化案をもらいました。
・ISO規格を重く解釈している箇所を、こじつけ解釈で解決する。
・無駄な活動を見つけて、無くしたり、軽い活動に変える。
・不要な記録の帳票は無くし、記入量を減らす帳票改訂を行う。
・合理化や有効性向上につながる活動にシフトしていくと負担に感じない。
  
スリム化に取り組んだ結果、規定を含めて30ページ余りを削減し、
無駄な取り組み項目を無くすことができて、社員にも好評です。
スリム化にお困りの会社には料金も手頃でお薦めです。


打ち合わせの際に統合マニュアルを見せていただきましたが、分量の多さに驚きました。
私が支援する際に作らない文書(要らない文書)も沢山作られていました。
ISO9001とISO14001は良く理解されていましたが、削減してよいものかどうか、
判断に迷われているものもありました。
第三者の立場の私ですから、これ要らない、これも要らない、私ならこうするを沢山提案しました。
喜んで頂き嬉しく思います。(平成22年3月ヒラカワ)


今ご覧のあなたは紹介した会社の事例を見てどのような感想をお持ちでしょうか?
ムダの多いマネジメントシステムだとISOは維持できても、ロスばかりです。
しかも毎年毎年ロスが生じることになります。ロスは削減できるコストです。
スリム化に挑戦されてはいかがでしょうか?

スリム化のために、まずあなたがやるべきことはカンタンです。
私ヒラカワに、スリム化の見積依頼をすることです。
見積依頼書は下をクリックして下さい。
  ISO9001/14001スリム化見積依頼書(wordデータ)メールで送れます。
  ISO9001/14001スリム化見積依頼書(PDFデータ)印刷してFAXして下さい。

同時に品質マニュアル、規定類、様式をアイソ・ラボ福岡本社にお送り下さい。見積は無料です。
  送り先 〒838-0138
       福岡県小郡市寺福童426 アイソ・ラボ株式会社 営業部あて
       電話 0942-73-1470

スリム化代行なら1ヶ月後にはスリムになったマニュアルが届きます。
仕事が混んでいるときは、2〜3ヶ月後になることがあります。
スリム化は、単に文書を少なくするだけでではありません。
要らない活動や要らない記録があればそれらも削除します。

マニュアルに書いてあることと、やっていることがかけ離れている場合は、
御社を訪問し実態をお聞きしながらマニュアルを作り直すことになります。

おそらく過去1年間で無駄に使ったお金より、はるかに安い費用でスリム化が可能です。
スリム化することで、毎年毎年継続的に発生する膨大なロスがなくなります。
なんと
30%以上もコストダウンになった会社もあるんですよ。

注文から納品まで仕事の混みようによっては3ヶ月以上お待ち頂く場合があります。
一度に沢山の会社を相手にすることは出来ません。
今すぐ予約を入れて順番待ちして下さい。
お待ちしています。

                 
スリム化楽々スイスイの得するISOにかわります。



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