これが超コンパクトISOだ!!

※ここではISO9001を例に説明していますが、弊社では他の規格でも超コンパクトなマニュアルを提供しています。

私は1業種30ページ前後で済むマニュアルを『超コンパクトISO』と呼んでいます。
この30ページは、手順書を含めてのことです。
この分厚さの違いはお分かり頂けるでしょうか?
左が『超コンパクトISO』、右が従来型です。

ちなみに『超コンパクトISO』は2mm、従来型は30mmもあります。

重さは『超コンパクトISO』は100g、従来型は1Kgを越えています。(従来型はこれでも軽い方です!)

※このケースはISO9001用ですが、他の規格の場合も超コンパクトです。

もうすでにご存じだと思いますが、国内でISO9001を取っている会社は、すでに43、324社もあります。(2019年3月末現在。JAB公表値、非JAB含む)

ISO9001は「安心して取引できる会社である」ことを示すお墨付きです。
そんな会社が43、324社も登録されていることになります。

まだ、取っていないあなたの会社は大丈夫ですか?
でも、取るのはちょっと待って下さい。
裏に潜む実態を知った上で準備を進められる方が良いと思います。

ご存知ですか?ISO取得企業の声

すでに取られた企業の多くがISO9001について、次のようにおっしゃっています。
 ●準備段階は大変だった。
 ●取った後はさらに大変。
 ●定期審査前は、残業が多くなって超大変。
 ●ISO9001なんて役に立たない。ダメだこりゃ

こんな言葉を聞くとハハ~ンと想像してしまいます。

実は私は、ISO9001をH11年8月に自力で取って、自力で運用した経験を持っています。こんな言葉を聞くと、その時の状況を思い浮かべてしまいます。
私の時と同じだ~って。

さらに伺います。
ISOに必要な文書はどの程度作られましたか?
「これです」と言って見せてくれました。
なんと5センチのバインダーに満杯です。
親指と人指し指で5センチ開いてみてください。こんなに分厚いんです。
こんなマニュアルを渡されたら読む気になりますか?

すごいですね、と私。
作るのに、どのくらい掛かりましたか?
「手分けして1年はたっぷり掛かりました。」そりゃそうでしょう。

さらに伺いました。会社の人達は、読んでくれますか?
答えは、
●読んでくれないから困っています。
●誰が読むのか? いつ読むのか? と言って読んでくれません。
●何とか審査は通ったがこれから先どうなるのか心配です。

苦り切った表情でそのように申されました。

これって私の時と全く同じなのです。
私が初めて作ったマニュアルは183ページありました。
厚さにして両面印刷で2センチ位でした。
完成するまで、何度も配付し、何度も回収しました。

その後、気づきました。
これって読んだのかな?
中に書き込みはないし、マーカーも引かれていない。
隅も汚れていない。

そう。読んでないんです。
夜遅くまで孤軍奮闘しながら作ったマニュアルを誰も読んでいませんでした。
それを知った時はガッカリを通り越してガックリしました。

その人も忙しそうだったし、「自分では作れないからヒラカワくん作ってくれ」って言うから、やむを得ないと思って引き受けたのに、
こんなに一生懸命になって、朝早くから夜遅くまで掛かって作ったのに、
誰も読まないなんて、そりゃ~ガックリしますよ。

こんな目に会ったら、あなたならどうしますか?

気が付いた、上手くいかない原因

この時冷静になって考えたのです。
彼らはなぜ読まないんだろう??

分厚いのは、読む意欲をなくす。
読んでくれないマニュアルは、役に立たないマニュアル。
役に立たないマニュアルは、いらないマニュアル。

と思って、徹底的に薄くすることを決意しました。
その1年後には、120ページまで薄くできました。
それでも不満でした。半分にしたいと思いました。

独立したあともさらに研究を続けました。独立して2ヶ月を過ぎたころ、

あっ、これだ。ここが問題だ!! と気づきました。
それをヒントに試しにマニュアルを作ってみることにしました。
3ヶ月後に試作完了、1業種50ページ程度で済むことがわかりました。

このマニュアルを『コンパクトISO』と名づけ、コンサルティングに使い、
多くのお客さんから喜ばれました。

2009年、この『コンパクトISO』を見直しさらにコンパクトにしました。
ISO9001の場合1社30ページ前後で済むようになりました。
それを『超コンパクトISO』と呼んでいます。

ISO9001にまつわる問題はマニュアルの分厚さだけではありません。
でも分厚いマニュアルが原因となって様々な問題を引き起こします。
何度も申し上げます。

  • 作成するのに時間がかかる。
  • 読むのがたいへん。
  • 社内に浸透させるのがたいへん。
  • 社内公式のルールとして機能しない。
  • 改訂するのがたいへん。
  • 改訂後のチェックがたいへん。(人間業ではできない)

あなたもISOを取ったあと、先輩企業と同じように嘆きたいですか?

私と同じ苦労を味わいたいですか?

※この超コンパクトISOは、ISO9001以外の規格にも応用しています。
ISO14001、ISO22000、FSSC22000、ISO27001、ISO22301、
ISO13485、ISO45001、JISQ9100、ISO39001、ISO17025、ISO17065
IATF16949の場合は、規定が付属しますがムリのない範囲でコンパクト化しています。

あなたは分厚いのが好きですか?それとも薄いのが好きですか??

そりゃ~薄いほうが気持ちいいに決まってる??

私は支援先に初めて訪問したときには、お客様に訪ねます。

あなたも、分厚いマニュアルを作りたいですか?
それとも薄いコンパクトISOタイプのマニュアルにしたいですか? 

こう申し上げると、どの方も『超コンパクトISO』を選択されます。

お迷いの場合は、もう一度たずねます。

現在マニュアルはありませんね。
そんな中で仕事はキチンと出来ていないですか?
お客様からリピートの注文はありませんか?

たいがい答えは、仕事もできてるし、リピート注文もあるという返事です。

それなら、もともとマニュアルは要らないということですね。
こう申し上げると、ハットとされるのです。

分厚いマニュアルは、百害あって一利なしです。
ISOがうまく行かない原因のひとつにマニュアルの分厚さがあります。

再度書きます。マニュアルが分厚いと、

  • 作るのに時間がかかる
  • 見む人に負担を与える。
  • 改訂に時間がかかる。
  • 全体を理解できない。
  • 整合がとれない。
  • どこに書いたか、書いた本人さえもわからない。

モ~、上げたらキリがありません。

多数の審査員からお褒めの言葉を頂いています

  • 「このマニュアルは良い。誰の指導だろうかと思っていました。なんだヒラカワさんだったのか」
    (以前にある会合で知り合った日本科学技術連盟の審査員から、あるお客様のところで)
  • 「この規模の会社のマニュアルは、大概たくさん作られて分厚くなっている。御社のマニュアルは簡潔でわかり易く、ポイントを抑えた、たいへん優れたマニュアルです。」
    (1,900人規模の会社の250人規模の食品工場にて、日本検査キューエーの審査員から)
  • 「分厚いマニュアルを準備しないとISOは取れないと思っていました。しかしコンパクトISOを活用することで薄いマニュアル1冊だけで済みました。
    コンパクトISOでなかったら、我が社では取り組めなかったと思います。マニュアルが分厚いと読む気もしなかったと思います。予備審査で審査員からほめられました。」
    支援中に(D社 F取締役様)