このページはISOを取得して困っている人に向けて書きました

【ご注意】このページは次の方には役に立ちませんので、見ない方が良いです。
・ISOを取得するだけで良い人
・ISOの取得や運用の代行者を探している人
・早くて、安くて、何でもしてくれるコンサルを探している人
・外部からISO取得の要請を受け、仕方なく取りたい人
・入札条件をクリアすれば十分と考えている人

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経営コンサルタントのヒラカワです。
いままで100社近い会社の品質マニュアルのスリム化(リニューアル、簡単化、減量化とも言います)をやって来ました。

ヒラカワのプロフィールはこちら

丸めて持てる『超コンパクトISO』

ISO9001は、本来の会社のあるべき姿を示したものです。
お客様から要求された通りの製品やサービスを、指定された納期通りに、指定された場所に、指定された数を提供する。間違った製品をつくらない、問題のある製品を出荷しない、顧客クレームを発生させない、そのために何をすればよいかが127項目の要求として書かれています。

ISO9001を正しく理解すれば、役に立つと、私は信じています。

ISO9001「困った」の事例

あるお客様を訪問した時の事です。


●私(ヒラカワ)
ISO9001をとられて5年ほどになられると伺っていますが、仕事の役に立っていますか?

〇お客様
恥ずかしいのですが、うちの会社では、ISO9001は全く仕事の役に立っていません。
マニュアル通りに仕事をしたら、余計な手間が掛かるし、これじゃ仕事にならないと言って、だれもマニュアル通りには仕事をしていません。
第1にマニュアルが分厚くて読む気もしません。ISOを元請けが発注条件にしているので仕方なく続けています。
だから審査前は大変です。
作っていない記録を手分けして作ったり、ハンコを確認して、ハンコがないものはハンコをもらいにいったりしています。そうしたら部長がこれを使えってハンコをくれました。
何でISOはそんなことをしないといけないんですか?
前のISO責任者が退社して、いきなり責任者に押し上げられて本当に困っています。
何とかしたいと思ってヒラカワさんに来てもらったのです。

●私(ヒラカワ)
そうですか、よく言って下さいました。
お話を伺って何が問題か見えるような気がします。
まずマニュアル見せて下さい。(この時、厚さが5センチもあるものがでてきました)
私がお薦めしているものはこれです。(このとき私のマニュアルをお見せしました)
超コンパクトISOと呼んでいます。これで35ページです。(厚さ約2ミリです)
マニュアルが分厚いと、覚えられない。読むべき人が読まない。
どこに何が書いてあるかよく分からない、全体像が見えない、といった問題があります。
改訂するにも、配付するにも時間が掛かります。
ところで、ここにはこんなことが書いてありますが、これってやってるんですか?

〇お客様
やってません。

●私(ヒラカワ)
そうでしょうね。普通こんなことはやりませんよね。
それならやっていることをマニュアルに書いたらどうですか?
そうしないから多くの時間を取られて仕事に支障が出るのです。
今すぐマニュアルを修正して、気楽なISOにかえられたらどうでしょう。

〇お客様
でも実際にどうやってマニュアルを修正すれば良いかわかりません。
人もいないし、時間もない。困った……。

●私(ヒラカワ)
それなら取って置きの方法があります……。


こんな話が2時間も続きました。
結局、このお客様に訪問してスリム化することになりました。

こんな電話やメールを頂いたのは上の1社だけではありません。
ISO14001でも同じようなことが発生しています。

また、「よその会社のマニュアルをもらってきて、部分修正して認証取得したが、マニュアル通りに運用できていない。
審査員に「次回もこんな状況なら取り消し」と言われて悩んでいる」こんな会社もありました。

また、ある電気工事会社では、
「マニュアル作成をコンサルタントまかせにした結果、出来たマニュアルは異業種の用語が入ったものでした。書いてあることが分からないし、やれないことまで書いてある。おまけに5センチ以上もある。これを何とかしたい。」とおっしゃっていました。

「ISO9001取得後8年もたつのに社内に全く浸透していない」とおっしゃる会社もありました。
ある会社では、工事から帰るたびに12枚もの記録を作成しているそうです。
どう考えても間違っているとしか思えません。

ISO9001 御社のマニュアルについて質問です

今お読みのあなたに質問です。

1)御社のマニュアルは、どの程度の厚さですか?
まさか、1センチを超えてないでしょうね。超えているようならご用心です。
1センチを超えているのなら、すぐさまスリム化が必要です。
ここで言っているマニュアルとは、品質マニュアルと規定や手順書を合わせたものです。

2)御社のマニュアルは、御社の業務実態にあっていますか?
まさか、審査前に作っていない記録を作るなんてことはないでしょうね。
実態にあっていないマニュアルは悲劇の始まりです。
靴は、足に合うものを買いますね。
自分達に合うマニュアルに作り替えないと大変です。

3)あなたの会社のマニュアルには文書管理規定はありませんか?
文書管理番号や文書管理台帳はありませんか?
ちょっとの工夫で、それらは要らなくなります。

4)取得後3年以上経っていませんか?
3年間の中で業務環境は変化していませんか?
例えば社内LANが構築されたのであれば文書管理の方法をかえると
文書管理ははるかにやりやすくなります。
業務環境の変化にあわせて改訂していますか?

もし1つでも当てはまるものがあれば、マニュアルに問題があります。
問題があるマニュアルでは、無駄や無理が生じてコスト高になります。
マニュアルが分厚いと、
 ●改訂するのに時間がかかる。
 ●改訂後のチェックに時間がかかる。
 ●読むのに時間がかかる。
 ●なにが書いてあるか分からない。
 ●誰も読もうとしない。
 ●社内に浸透しない。

分厚いマニュアルはマイナスを生じるだけで良いことは全くありません。
いますぐスリム化に取り組まれることをお薦めします。

マニュアルが業務実態にあっていない場合は、実態に合うマニュアルに修正されたら良いのです。
そうしないと審査前になって記録を作ったり、ハンコを確認したり、
そんなことを残業しながらやることになります。

そんなことを続けても何もプラスになりません。

スリム化を実行したいが……、
 ■修正する時間が取れない。
 ■どうやればよいか分からない。 
 ■何度もやってみたが、もう自分の手にはおえない。
 ■手間をかけられる人も時間もない。
こういう状況でも、スリム化はできます。

あきらめず『ISO困った解決相談会』をご利用ください。

ISO9001 コンサル活動における印象に残る出来事

2003年5月
福岡県内の住宅部材製造業様。
品質マニュアルと規定を合わせて500ページ近くあったものを、規定なしで40ページにしたことがあります。この年は1994年版から2000年版に移行が必要な時でした。お客様は、審査員から「品質マニュアルを改訂されたのですね。しっかり見せて頂きます」と言われたそうです。すぐに私に連絡があり「本当に大丈夫でしょうか?」との事。500ページが40ページになったのですから、不安になられたのでしょう。結果は不適合なしで逆に「分かりやすく良くできたマニュアルです」と褒められたそうです。

これがスリム化の第1号の仕事となりました。

このあとも「このマニュアルでないとうちは取得できなかった。ヒラカワさんありがとう」とお礼のメールを頂くのは度々のことでした。

2010年8月
北海道網走市内の土木業者様。
「8年ほど前にISO9001の取得に取り組んだことがある。前回は途上で断念した。品質マニュアルに書かれた通りに仕事をすることはできないと思ったから」」とのこと。当時は、ISO9001の取得は必須ではなかった。現在になってISO9001が公共工事で必須になった。再度取得したいが、以前のようなものはやりたくない。と言うことで、ホームページを探され、私のホームページがヒットし「これならいける」と思ったそうです。北海道まで来てほしいとのメールを頂いた。えっ北海道?とは思ったものの助けて欲しいといわれたらほっとけない。北海道まで行くことにした。訪問したのは7月頃、結構暑い日だった。北海道はクーラーがないのですね。品質マニュアルを見せて頂いた。えっ何これと思い、リニューアルすることを提案して注文を頂いた。出来上がった品質マニュアルは規定なしで38ページ前後になりました。業務実態を反映した運用しやすいマニュアルであると喜ばれました。
網走で仕事をさせて頂いたお蔭で、網走刑務所を見ることができました。(もちろん外からですよ)

2016年11月
北海道の知床半島の近くの土木建設業様からメールを頂きました。
ISO9001認証取得以来、非常に使いづらく、業務に支障をきたしてきました。
「今回、2015年度版移行に伴い思い切ってマニュアル、帳票を根本的に変えて会社のやり方にあったものにしたいと考えています。そこで色々と調べていたところ、貴社のホームページにたどり着きました。マニュアル等を変更するにもそのための人材も知識も不足しているので、コンサルをしていただけないかと思っています。 遠方の為、費用の方も気になるところなのですが、一度、見積をしていただけないでしょうか?」と言うものでした。
弊社は福岡、お客様は北海道ですが、私のやり方でよいなら事務所での作業代金と往復交通費、2泊の宿泊費、3日分のコンサル料で済むことを見積書に書いて提出しました。お客様は福岡と北海道を何回も往復する必要があると思われたかもしれません。(最近ならWEB会議での支援を提案するかもしれません。)
この会社の場合は、現状の取り組みを書面調査し、品質マニュアル案を作成してお送りしました。この案でよいか確認してもらい、その後訪問して仕上げるスタイルで進めました。
この会社では、購買先や外注先を点数評価したあとランク分けし、社長がコメントを書き込むことになっていました。このコメントの書き込みはつらいとのこと。コメントを書かないで済むように様式を整備しました。加えて点数評価を〇×方式に変更し、ランク分けをやめました。「これで良かったんだ~。今までは何だったんだよ、目からうろこだ」と仰っていました。36ページの品質マニュアルと帳票類だけのきわめてシンプルなシステムとなりました。
宿泊した夜にジンギスカンをご馳走になりました。美味しかった。また行きたい。

2019年9月
福岡県内のある会社から電話を頂きました。
「ISO9001を取得しているが困っている。11月の定期審査に間に合うよう、なんとかして欲しい」とのこと。2ヶ月しかないので、これは大変だと思い、すぐに訪問して色々と確認させていただきました。予想はしていましたが、かなり重症でした。
品質マニュアルは作られていましたが、欠落だらけでした。記録を残す要求があるのに記録を残すようには書かれていない部分もありました。誰がやるのかも明確には書かれていませんでした。
これでは品質マニュアル通りに運用することは困難であることは推察できました。すぐさま品質マニュアルを作り替えることを提案しました。審査まで2ヶ月あるので何とかなると思いました。
豚骨ラーメンを食べて頑張りました。福岡はなんと言っても豚骨ラーメンです。

ISO9001 運用が苦しくなる6つの要素

今までにISO9001を取得して困っている会社の問題を解決してきた経験を基に分析すると、困っている内容は次の6つに集約できる事が分かりました。

  • マニュアルを読んでくれない。
  • ISOのルールがなかなか浸透しない。
  • 読むのに時間がかかる。
  • マニュアルを読んでも、何か書かれているのか分からない。
  • マニュアルに書いてあることと、やっていることが異なる。
  • 運用負担が大きい(運用するのがたいへん)

これらを解決する事で、ISO9001が楽に運用できるようになります。
上記問題についての「解決策」が知りたい方は、下記フォームにてお申込み下さい。
「ISO9001問題のなぜなぜ分析と解決策」を2営業日以内にメールにてお送り致します。

※一旦申込むと毎日のようにメールが届く、そのようなことはしないのでご安心ください。数ヶ月に1回はお知らせメールを出すことがあります。この点はご容赦ください。

【無料】『ISO9001問題のなぜなぜ分析と解決策シート』申込フォーム

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「ISOスリム化支援」の支援実績(一例)はこちらです

ISOのことでお困りなら『ISO困った解決相談会』をご利用ください。

『ISO9001困った解決相談会』は、1会社ごとに実施します。
同じ会社の人なら複数参加されても良いです。
従って他社に情報が漏れる心配はありません。
初回2時間以内は無料とします。2回目以降は有料になります。

『ISO9001l困った解決相談会』は、ZOOMというソフトを活用し、実施します。
実施日は事前予約が必要です。希望日を複数書いてメールを下さい。
FAXでも受け付けています。申込み用紙はこちらです。
皆様からの申込みをお待ちしています。
(ZOOMはWEBカメラとマイクがついた、メール可能なパソコンがあれば実施できます。それらがない場合は、マイク付きのWEBカメラを購入して下さい。Amazon等で、3000円前後で売られています。)

ISO困った相談会の実例

2020年7月1日
埼玉のある製造業様からの相談に乗りました。ISO13485を取得して5年ほどの会社です。

【相談】「品質マニュアルの他に規定や基準、標準があり膨大で、かつ記載内容も業務とあっていない。それを減らしたい、内容も業務に合わせたい。減らした後の審査でいろいろ言われないか心配、どうしたらよいでしょうか」というものでした。電子ファイルの文書の承認はハンコが押せない。どうすればよいか」との質問もありました。

【回答】ISOは継続的改善を求めています。文書を減らすことや内容を変えることは継続的改善に当たります。従ってそれをやっても不適合とは言えません。審査員だって膨大なマニュアルは読みたくないはずです。歓迎されると思いますよ。と申し上げました。この会社は同時に4名様が参加されました。ほっと安心された様子で「頑張ってみます」とのことでした。

翌日になってメールが届きました。「先日は貴重なお話をしていただき、ありがとうございました。
モヤモヤしていたものが、かなり晴れました。大満足でした。」こういうメールを頂くと嬉しくなります。

【2時間迄無料】『ISO困った解決相談会(ZOOM)』お申込み

『ISO困った解決相談会【zoom】』お申込み

受付メールアドレス info@isolabo.com

受付FAX番号 0942-73-1410

守秘義務について

ISO9001は工夫次第でもっと役に立つ

「成果が出ない。業績向上やムダの排除、意識改革に役に立たない。」とお悩み中のあなたへ。
ISO9001は、ひと工夫、ふた工夫してメリハリをつけることで、大きな成果に結びつきます。
ISO9001は、業績向上や組織の活性化、ムダの徹底排除を実現できます。

そのためには、取得するだけでは実現しません。
要求事項を深く捉え、自社に不足していることは何か、その原因は何かを考え、ひと工夫、ふた工夫することが必要です。

例えば、部署間の意思疎通が不十分で協力体制ができていない会社なら、要求項目7.4のコミュニケーションの要求事項を活用し、どうすれば部署間の意思疎通が良くなり協力体制が作れるかを考え、そのためのコミュニケーション活動を充実させるとよいでしょう。
コミュニケーション活動は会議と限定する必要はありません。他の方法でもよいのです。レクリエーションや運動会、クラブ活動を活用すれば部署を超えて仲良くなり、意識しなくても協力体制が作れると思いませんか。

ISO9001がお金を使うだけで役に立たない。
どうせ金を使うなら大きな成果を上げたい。
会社内の人間関係がギスギスしているので何とかしたい。
会議で意見を求めても発言する者が少ない。
言った時は動くが、言わないと動かない。人が自主的に動くようにしたい。
部署内はよいが、部署間で軋轢(あつれき)が生じている。
部署によってISO9001への温度差が激しい。
仕事に対する意識がばらばらなので何とかしたい。
ISO9001を取得したものの、うまく活用できていない。
ISO9001を取得したら品質問題が増えた。
たびたび問題が発生し、お客様から叱られる。
ごまかしのISOではなく、魂のこもったISOにしたい。
ISOを活用して職場の活性化や意識改革を実現したい。
参加すべき人が、参加しない。
偉い人はやれとは言うが、自分ではやらない。
指示待ち族が多い。
社内のルール違反が多い。
若い人がやめていく。
整理、整頓、清掃、清潔、躾が長続きしない。

これらを改善したい。もっと業績をあげたいとご希望なら、それが実現するよう支援します。これらは、単純なスリム化だけでは実現しません。業績向上を組み込んだ支援を私は「ISO高度活用支援」と呼んでいます。

【無料】スリム化・ISO高度活用支援のお見積り

ムダの多いマネジメントシステムだとISOは維持できても、ロスばかりです。
しかも毎年毎年ロスが生じることになります。ロスは削減できるコストです。

長年のコンサル経験をもとに、問題に対する原因追求、原因分析、実施事項の提案、必要に応じて品質マニュアルへの組込み、運用支援、改善支援、解決と御社が希望される段階までの支援を実施します。
見積作成は無料です。ご連絡をお待ちしております。

2020年2月10日
       アイソ・ラボ株式会社
       会長 経営コンサルタント
       平川雄典